Vorsorge

Mit Netz und doppeltem Boden

Viele Einzelhändler verdrängen es: Fällt der Chef lang­­fristig aus, muss der Laden trotzdem reibungslos weiter­laufen. Welche Vorkehrungen Unternehmer treffen sollten.

Von Eva Neuthinger 10.12.2019

© Getty Images/sorbetto

Was tun, wenn der Chef ausfällt?

Bisher lief alles glatt. „In der Geschäftsführung ist bei uns noch niemand für längere Zeit ausgefallen. Wir sind aber so aufgestellt, dass unsere Firma trotzdem weitergeführt werden könnte“, sagt Kirstin Mohr, Chefin der Firma Mohr Frische­center KG mit vier Edeka-Filialen in Bonn und Umgebung. Die 42-Jährige teilt sich alle Aufgaben mit ihrem Bruder Christopher Mohr.

„Wir haben jeweils entsprechende Vollmachten unterschrieben, um uns gegenseitig zu vertreten“, sagt Christopher Mohr. Beide sind Ansprechpartner für die Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden, falls der andere nicht im Haus ist. „Wir unterstützen uns bei Bedarf ohnehin jeden Tag“, erklärt der Firmenchef. Außerdem sei noch eine Cousine mit im Unternehmen tätig, die im Notfall auch einspringen könne.

Können Einzelhändler in Krisenzeiten mit der Familie rechnen, ist das sicherlich der Optimalfall. Doch selbst unter solch günstigen Bedingungen sollten verantwortungsbewusste Unternehmer Vorsorge für den Ernstfall treffen. Nach einer Studie des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) Berlin aus dem vergangenen Jahr hat nur jeder dritte Firmenchef einen sogenannten Notfallplan in der Schublade. Malcom Schauf, Unternehmensberater aus Düsseldorf, kennt den Grund: „Unternehmer glauben zumeist, dass ihnen nie etwas passiert.“

Dabei kann es jeden jederzeit treffen. Das Risiko ist sogar relativ hoch. Statistisch gesehen werden 40 Prozent der heute 30- bis 40-jährigen Erwerbstätigen vor ihrer Rentenzeit berufsunfähig. Vermutlich kennen die meisten zumindest vom Hörensagen eine schlimme Geschichte, bei der ein Unternehmer die Geschäfte für eine längere Zeit nicht mehr ausführen konnte. Anlass genug, zumindest ein Minimum an Regelungen zu treffen. Solche Vorsorgemaßnahmen interessieren auch die Hausbank; eine solide Notfallplanung beeinflusst das Rating positiv.

 

„Fehlen hingegen entsprechende Regelungen, wirkt sich dies negativ auf die Bonität aus“, warnt Andreas Middelberg, Firmenkundendirektor der Kreissparkasse Ravensburg. Grundsätzlich sollten die folgenden drei Fragen klar geregelt sein:

Wer übernimmt kurzfristig?

In kleinen Firmen weiß oft einzig der Chef Bescheid. „Fällt er aus, ist alles blockiert“, warnt Middelberg. Zwar denken nach seiner Erfahrung viele Unternehmer sogar durchaus daran, Kontovollmachten, zum Beispiel für Mitarbeiter der Buchhaltung, zu vergeben. Doch das reicht natürlich nicht aus. Das Tagesgeschäft muss weiterlaufen, weshalb auch Vollmachten zur Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Abnehmern auszustellen sind. Konkret bedeutet dies: Eine Vertrauensperson sollte als Ansprechpartner sowohl für die Familie als auch für Lieferanten und Kunden bestimmt sein. Je kleiner der Laden, desto mehr Informationen gibt der Unternehmer an diese Vertrauensperson weiter. Größere filialisierte Einzelhändler betreiben ohnehin zumeist ein professionelles Wissens- und Dokumentationsmanagement. Entsprechend hängt bei ihnen der Erfolg in der Regel nicht allein von einer Person oder von der Geschäftsleitung ab. Das ist gut. Experten der Industrie- und Handelskammern empfehlen genau aus diesem Grund, auch in einer kleinen Firma eine zweite Führungsebene aufzubauen. Die zugehörigen Personen können als Interimsmanager tätig sein und gegebenenfalls einen potenziellen Nachfolger einarbeiten.

Wer bekommt eine Vollmacht?

Für den Notfall sollten die Zuständigkeiten für Schlüsselaufgaben klar verteilt sein und Vertretungspläne regeln, wer wofür zuständig ist. „Das entgegengebrachte Vertrauen motiviert übrigens die Mitarbeiter“, weiß Middelberg aus Erfahrung. Die Befugnisse sind schriftlich zu fixieren. Um rechtssichere Regeln aufzustellen, ist es ratsam, einen erfahrenen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen. Wird eine Person des Vertrauens zur Weiterführung der Geschäfte eingesetzt, kann sie zum Beispiel eine Generalvollmacht erhalten. Diese gilt als das wichtigste Instrument für die Notfallplanung. Denn sie stellt sicher, dass Firma und Familie handlungsfähig bleiben. Wichtig zu wissen ist allerdings: Der Bevollmächtigte ist berechtigt, sämtliche Verfügungen zu treffen – und dies auch ohne den Nachweis einer Erkrankung des Unternehmers. Damit sie im Notfall gefunden werden kann, registriert die Bundesnotarkammer Berlin die notwendige Urkunde in ihrem Zentralen Vorsorgeregister.

Wo liegt die Notfallmappe?

Am besten hinterlegt der Unternehmer ohnehin im Tresor, beim Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar eine Mappe, in der sämtliche relevanten Unterlagen zu finden sind. Das beginnt bei den Vollmachten, reicht über den Vertretungsplan bis hin zur Sammlung aller notwendigen Zugangs- und Passwörter. Hinzu kommen sensible Informationen, etwa zu Bürgschaften, Zahlungsverpflichtungen oder laufenden Rechtsstreitigkeiten. Außerdem sollten dort die Versicherungspolicen für die Firma hinterlegt sein – beispielsweise jene, die einen Ertragsausfall- oder eine Betriebsunterbrechung abdecken. Überdies kann der Unternehmer dort seine eigene Risikolebensversicherung hinterlegen, sodass seine Familie im absoluten Ernstfall auf finanziellen Rückhalt bauen kann.

Familie Mohr hat nicht das Problem, einen Bevollmächtigten bestimmen zu müssen, weil die Geschwister sich die Geschäfte teilen und dabei Hand in Hand arbeiten. „Wir sind ein eingespieltes Team und wissen umfassend darüber Bescheid, was in unseren Filialen passiert“, betont Christopher Mohr. Wenn es darauf ankommt, kann jedes der Geschwister allein übernehmen. 

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„Weiß einzig der Chef Bescheid, ist, sobald er ausfällt, alles blockiert.“

Andreas Middelberg, Firmenkundendirektor der Kreissparkasse Ravensburg

Was auf jeden Fall in die Notfallmappe gehört

Wenn etwas passiert, muss sich die Familie oder ein ausgewählter Mitarbeiter schnellstmöglich einen Überblick über die Situation im Betrieb verschaffen können. Darum gilt: Aktualisieren Sie einmal im Jahr alle Aufstellungen in der Notfallmappe. Scannen Sie wichtige Originale ein, damit diese gesammelt in der EDV vorhanden sind. Speichern Sie jeweils die letzte Version und ermöglichen Sie Vertretern den Zugriff. Folgende Informationen sollten unbedingt enthalten sein:

Vertretungsplan

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Vertragsübersicht

Von Arbeits- über Lieferanten- und Kundenverträge bis zu Miet- und Versicherung­sverträgen: Was findet sich wo?

Kontenliste

Welche Bankkonten gibt es? Welche Person des Vertrauens verfügt über die notwendigen Vollmachten?

Vermögensaufstellung

Welche Leasingobjekte, welches Anlage- und Kapitalvermögen und welche Verbindlichkeiten hat das Geschäft?

Zugriff

Wie lauten die Passwörter oder Tresorkombinationen? Wo liegen wichtige Schlüssel?

Dokumente

Wo sind Testament, Patientenverfügung, Vollmachten sowie ein Vertragsmuster für einen Interimsmanager aufbewahrt?

Sonstiges

Wer sind wichtige Ansprechpartner? In welchen Verbänden und Vereinen bestehen Mitgliedschaften?

Schlagworte: Vorsorge, Versicherung, Einzelhandel

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