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Backoffice

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Trotz Technologien zur Vermeidung von Papier halten über 80 Prozent der Unternehmen an veralteten Ablagesystemen fest. Der Einsatz von Papier schadet jedoch nicht nur der Umwelt, sondern kostet Mitarbeiter Zeit und Unternehmen damit Geld. Wie sich das ändern lässt.

Von Katharina Hohenhoff 05.01.2021

© privat

Alles in Ordnern: das hauseigene Archiv im Keller des Sanitätshauses Vital in Hilden.

Das Archiv im Keller des Sanitätshauses Vital in Hilden bei Düsseldorf: Ordner an Ordner reiht sich in langen Regalreihen, deren Böden sich unter der Last des Papiers biegen. Die Ordner selbst quellen über vor Belegen, die teils herausfallen, weil die Heftlöcher ausgerissen sind. Ein Bild, das so oder ähnlich in vielen deutschen Einzelhandelsbetrieben anzutreffen ist. Doch Unternehmen, die ihre Unterlagen in Papierform archivieren, verschwenden Ressourcen – der Aufwand für Druck- und Ablagevorgänge verschlingt circa drei Prozent ihres Umsatzes.

Diese langwierigen manuellen Prozesse reduzieren aber nicht nur die Effizienz der Betriebsabläufe. Wer so vorgeht, hat zudem weniger Kontrolle über wichtige Unterlagen: Es entstehen Verzögerungen und Fehler, wenn Papierdokumente zwischen den Abteilungen hin- und herbewegt werden. Digitalisierte Unterlagen dagegen lassen sich dank Verschlagwortung und Texterkennung in Sekunden finden und aufrufen. Der Händler kann sie lesen, mit Anmerkungen versehen und Mitarbeitern sofort zur weiteren Bearbeitung zuweisen. Einzelhändler sollten daher die Umstellung auf ein digitales Backoffice erwägen.

Das Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Handel begleitet das nordrhein-westfälische Sanitätshaus Vital mit Filialen in Hilden, Erkrath, Langenfeld und Solingen bei diesem Prozess. Folgende Punkte sollten digitalisierungswillige Händler beachten:

Schritt 1: Weichen stellen

Wer umstellen will, muss grundlegende Fragen klären: Sollen rückwirkend alle Dokumente digitalisiert werden oder genügt es, künftig abzulegende Dokumente in digitaler Form aufzubewahren? Welche Unterlagen sollen künftig digital verfügbar sein? Diese beiden Entscheidungen bilden die Basis eines jeden Digitalisierungskonzepts.

Schritt 2: Hardware und Software wählen

Die Beschaffung und Installation eines Scanners ist Grundvoraussetzung für den Projektstart. Diverse Hersteller bieten mittlerweile Einzugsscanner an, die schnell arbeiten und verschiedene Papierformate erfassen können. Geht es um die bloße Archivierung von Daten, reicht die mit dem Scanner gelieferte Software in der Regel aus. Wer jedoch Dokumente digital so verwalten will wie zuvor seine Papierunterlagen, muss ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kaufen, installieren und entsprechend den langfristigen Anforderungen einrichten. Eine Texterkennungssoftware ermöglicht einfaches Ablegen, Verschlagworten und Wiederfinden der Dokumente.

Schritt 3: Dokumente scannen und ablegen

Alle Unterlagen, die nicht direkt nach dem Scannen vernichtet werden können, müssen mit einer Paginiernummer versehen werden, um sie später wiederfinden zu können. Jedes gescannte Dokument landet in der Regel in einer Art Eingangskorb, dann wird der Scan mit relevanten Informationen versehen: zum Beispiel dem Rechnungsdatum oder dem Namen des Lieferanten. Dank Texterkennung liest die Software dies automatisch aus den gescannten Seiten aus.

Schritt 4: Papier entsorgen

Einen Großteil der einmal digital erfassten Papierunterlagen kann das Unternehmen im Anschluss endgültig entsorgen. Jedoch gibt es Ausnahmen, so muss etwa jede Vernichtung steuerrelevanter Papiere im Vorfeld mit dem Steuerbüro besprochen werden. Da jedes Dokument dank der Digitalisierung im System zu finden ist, müssen Originale, die aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr in Ordner sortiert werden. Es genügt, sie in der Reihenfolge der vor dem Scannen aufgebrachten Paginiernummern in Kisten aufzubewahren – das spart Platz.

Weiterbildung für Chef und Mitarbeiter

Die Veränderung, die ein solches Digitalisierungsprojekt für den Händler selbst und seine Mitarbeiter bedeutet, sollte er nicht unterschätzen. Viele Menschen sind auf haptische Papierarbeit konditioniert, nun sehen sie Dokumente nur noch auf dem Bildschirm. Begleitende Kommunikations- und Integrationsmaßnahmen sind daher unabdingbar.

Der Aufwand lohnt sich dennoch, denn die Effizienzsteigerungen spielen die Kosten innerhalb weniger Monate wieder ein: Dokumente lassen sich einfacher und schneller finden, innerhalb einer Organisation leichter teilen und sind im Falle einer Cloudlösung zudem vor Verlust etwa durch einen Brand oder Wasserschaden geschützt. Stehen die Cloud-Server innerhalb der EU, muss der Händler sich auch um Datenschutzprobleme keine Sorgen machen.

Zur Person

Katharina Hohenhoff arbeitet bei der GMVTeam GmbH, die als ausführendes Organ des Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrums Handel kleine und mittelständische Händler auf ihrem Weg in die Digitalisierung begleitet. Im Rahmen dieser Tätigkeit steht Hohenhoff den Einzelhändlern unter anderem als Expertin für Dokumentenmanagement zur Verfügung.

Schlagworte: Mittelstand 4.0, Effizienz, Technologie

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