Verwaltung vereinfachen

Haben Sie schon einmal das Ende einer Probezeit verpasst und konnten dem neuen Mitarbeiter, der auch nach mehrfacher Ermahnung jede Woche mindestens einmal zu spät kam, nicht mehr ohne Angabe von Gründen kündigen? Oder sind zwei wichtige Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub entschwunden, weil die Urlaubsliste nicht greifbar war? Gegen solche Missgeschicke kann eine gut gefütterte Personalsoftware helfen. Denn solche Programme verwalten alle relevanten Angaben und machen sie mit einem Klick sichtbar: Personalstammdaten aller Mitarbeiter, Dienstpläne, Entgeltabrechnungen, Urlaubsplanung, Krankenstand, Zeugnisse, Ab- und Ermahnungen. Und vor allem zeigt die Erinnerungsfunktion, was wann erledigt werden muss.

Die Softwarepakete ersetzen Aktenordner und Excel-Listen, Gesetzesbücher und Gehaltsausdrucke. Die Personalsoftware-Anbieter starten kalkulatorisch mal mit Programmen für 20, mal für 50 Mitarbeiter. In der Regel können Sie sich eine Demoversion selbstständig anschauen. Oder Sie lassen sich Preisbeispiele für Ihr Szenario schicken. Manche Anbieter präsentieren ihre Lösungen auch im Rahmen von Webinaren. Solche Onlinevorführungen haben für unsichere und IT-ferne Chefs den Charme, den Trainer im Chat löchern zu können. Zum Beispiel zu der Frage, wann sich ein Kauf, wann sich das Mieten lohnt. Oder zu Themen, wie Wartungskosten, Hotlineservices oder Schulungen.

Je kleiner das Geschäft ist, desto näher kann der Unternehmer an der Standardlösung bleiben, wenn er die Personalarbeit erfasst – und schont trotzdem das Verwaltungsbudget. Zum Beispiel können Mitarbeiter mit der App von Perbit Software selbst Adressen und Familienstand ändern, ihre Urlaubstage aufrufen, Anträge stellen. Hansalog geht gerade mit seiner HR-Software Vision in die Cloud, die Entgelt, Zeitwirtschaft und Personalmanagement verbindet. Auch Sage hat eine mobile Lohnabrechnung für kleinere Firmen im Angebot. Um die passende Auswahl zu treffen, empfiehlt es sich, einen Blick auf die große Auswahl aktueller Tests zu werfen.

Etwa zehn Euro pro Mitarbeiter kosten einfache Programme für Unternehmen ab 20 Mitarbeiter. Wer anspruchsvollere Lösungen sucht, kalkuliert die Kosten mit den Softwareberatern. Feedbacksysteme, Rekrutierungsprozesse und E-Learning-Programme sind integrierbar. Letzteres spart Seminarzeit – denn jeder Mitarbeiter kann sich in seinem Tempo in ruhigen Zeiten weiterbilden. Am unkompliziertesten gestaltet es sich, wenn ein Softwareanbieter alle benötigten Module liefern kann. Geht das nicht, kaufen Sie nur Programme, deren Schnittstellen zu Ihrer Software passen. Kompromisse lösen selten das Problem und kosten langfristig mehr.

Damit der Start klappt, müssen Mitarbeiter und Teamleiter ebenso einbezogen werden wie Datenschützer und – falls vorhanden – der Obmann oder der Betriebsrat. Merke: Schon überschaubare Softwarelösungen steigern Effizienz und Effektivität, wenn es um Personalthemen von A wie Arbeitszeit bis Z wie Zeugnis geht.

Fünf Tipps für die Auswahl von Personalsoftware

• Prüfen Sie die vorhandene Hardware und notieren sie die Namen der bereits eingesetzten Software.

• Listen Sie die Ansprüche auf, holen sich drei bis vier Angebote ein und gehen Sie mit dem Vertriebler Ihren Fragen- und Aufgabenkatalog durch.

• Kaufen Sie zum Start nur Funktionen, die Sie umgehend benötigen.

• Gute Software ist auf Wachstum programmiert. Ändern sich die Bedürfnisse, sollten Module hinzugefügt werden können.

• Die Benutzeroberfläche muss einfach zu handhaben sein – auch für Nicht-IT-Spezialisten