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Mitarbeiterbefragung

Ins Unternehmen hineinhorchen

Neue Arbeitszeitmodelle, Änderung in der Organisation, Arbeiten ­unter ­verschärften Hygienebedingungen: Dies sind allesamt Anlässe, um Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen.

Von Eva Neuthinger 07.09.2021

© iStock/Cecilie Arcurs

Arbeitnehmerbefragungen haben sich als Instrument zur Motivation und zur Entscheidungsfindung etabliert.

Marco Hauschildt betreibt zwei gleichnamige Edeka-Märkte mit 240 Beschäftigten. Die Geschäfte laufen gut, der Lebensmitteleinzelhändler ist zufrieden. Wichtigster Erfolgsfaktor sind nach Überzeugung des Chefs seine Mitarbeiter, weshalb es Hauschildt wichtig ist, für ein gutes Betriebsklima zu sorgen und jeden einzelnen seiner Mitarbeiter wertschätzend zu behandeln.

Das spricht sich offenbar herum, denn in der Region Rendsburg hat sich Hauschildt als Arbeitgeber einen guten Ruf aufgebaut: Viele Fachkräfte bewerben sich bei ihm, weil seine vorhandenen Mitarbeiter gut über ihre Arbeit im Unternehmen sprechen. „Das führen wir auf unseren kooperativen Führungsstil zurück. Unsere Abteilungsleiter üben konstruktive Kritik und loben, wenn sich Mitarbeiter besonders für die Entwicklung der beiden Märkte einsetzen“, so Hauschildt. Positiver Effekt: Seine Beschäftigten dächten mit und brächten von sich aus Verbesserungsvorschläge ein.

Beide Seiten profitieren

Hauschildt fragt jedes Jahr ab, womit seine Mitarbeiter zufrieden sind und an welchen Stellen sie Verbesserungspotenziale sehen. Alle bekommen einen Bogen mit rund zehn Fragen, den sie anonymisiert und bezogen auf ihre jeweilige Abteilung ausfüllen. So erhält der Unternehmer Anhaltspunkte: zum Beispiel, ob sich sein Team über neue Entwicklungen im Markt angemessen informiert sieht und wie sich die Verkäufer während ihrer Arbeit im Unternehmen fühlen. Oder inwieweit die Arbeits- und Pausenzeiten ihren Vorstellungen entsprechen und was sie gern ändern würden.

Um eigens die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter zu ermitteln, erhalten diese nach ihrer Probezeit einen speziellen Fragebogen. Hauschildt will herausfinden, ob sie in ihrer Startphase ausreichend von den Kollegen unterstützt und Teil des Teams wurden. Zudem will er herausbekommen, inwiefern das Bild, das der neue Kollege aus der Stellenbeschreibung und dem Bewerbergespräch gewonnen hat, mit seiner tatsächlichen Rolle übereinstimmt. „Weil es Teil unserer Unternehmenskultur ist, Zusammenhalt, Hilfsbereitschaft und Offenheit hochzuhalten, legen wir viel Wert auf die Meinung unserer Mitarbeiter“, betont Hauschildt.

Solche Arbeitnehmerbefragungen haben sich als Instrument zur Motivation und zur Entscheidungsfindung etabliert. „Vorteile generieren daraus beide Seiten, vorausgesetzt, sie sind professionell vorbereitet“, sagt Edmund Mastiaux, Geschäftsführer des Zentrums für Management- und Personalberatung (ZFM) in Bonn. Nach einer aktuellen Studie des Marktforschungsunternehmens Qualtrics sind 66 Prozent der Beschäftigten mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden, wenn sie Feedback geben dürfen. Fehlen solche Möglichkeiten, sind es nur 40 Prozent.

Ergebnisse offen kommunizieren

„Mitarbeiterbefragungen sind ein praktikables Instrument, um Stimmungen zu diagnostizieren oder um das Engagement der Belegschaft sowie ihre Bindung an das Unternehmen zu erfassen“, so Mastiaux. Zudem lasse sich Veränderungsbedarf ablesen. Überdies könnten Erhebungen dazu dienen, die daraus abgeleiteten Veränderungsprozesse zu unterstützen. Thematisch lassen sich sowohl allgemeine Themen abfragen, beispielsweise wie die Arbeitnehmer das Image des Unternehmens nach außen einschätzen, wie auch Spezifika, etwa um die Akzeptanz eines neuen Arbeitszeitkonzepts zu ermitteln.

„Wir arbeiten dazu in der Regel im Antwortbogen zu 90 Prozent mit geschlossenen und nur zu zehn Prozent mit offenen Fragen“, sagt Experte Mastiaux. Der Grund sei, dass sich geschlossene Fragen aufgrund der einfacheren Vergleichbarkeit schneller und präziser auswerten ließen. „Die Analyse erfolgt üblicherweise auf elektronischem Wege“, so der Personalberater. Die Auswertung offener Fragen hingegen ist mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden. „Schon weil niemand weiß, welche Antworten kommen“, meint Mastiaux. Das kann problematisch sein. Denn die Teilnehmer erwarten, dass die Ergebnisse später offen kommuniziert werden. „Die Mitarbeiter fragen nach“, warnt Mastiaux.

Jede Befragung weckt also eine Erwartungshaltung, die bedient werden muss. „Wer nicht bereit ist, im Unternehmen tatsächlich etwas zu ändern, sollte dieses Instrument besser nicht einsetzen“, rät Sarah Rögner, Prokuristin und Gesellschafterin der Personalberatung MA&T Organisationsentwicklung in Magdeburg (siehe Interview). Unternehmer Hauschildt hat damit kein Problem. Für ihn sind die Umfragen Mittel zum Zweck. Bereits mehrfach konnte er neue Erkenntnisse gewinnen, die ihm halfen, die Zufriedenheit in seinem Team zu steigern.

Was es bei ­Mitarbeiterbefragungen zu beachten gilt

Die Befragung sollte aus Gründen der Akzeptanz stets freiwillig und anonym erfolgen. Darüber hinaus ist es ­empfehlenswert, folgende fünf Regeln zu befolgen:

- Befragungen ermüden, wenn sie öfter als einmal im Jahr stattfinden; in der Regel setzen Unternehmer das ­Instrument alle zwei Jahre ein

- Nicht immer mit den gleichen Fragen arbeiten: Mindestens zehn Prozent des Bogens sollten variieren, sodass es für Teilnehmer nicht langweilig wird

- Eine Führungskraft sollte die Verantwortung übernehmen, das Projekt ­vorantreiben und dafür werben

- Um die Rücklaufquote zu erhöhen, ist es ratsam, kurz vor Ablauf der ­Abgabefrist von beispielsweise vier Wochen eine Erinnerungs-E-Mail zu verschicken

- Gegebenenfalls einen externen ­Berater mit einbeziehen, weil dies die Neutralität der Auswertung unterstreicht und die Glaubwürdigkeit ­gegenüber den Mitarbeitern erhöht

Wie starten Einzelhändler den Planungsprozess für eine Mitarbeiterbefragung?

Im Prinzip können sie eine Mitarbeiterbefragung angehen wie jedes andere Projekt auch. Im ersten Schritt gilt es zu klären, welche Personen im Unternehmen oder von extern eingebunden sein sollen und wie der Prozess organisiert wird. Der organisatorische Aufwand ist durchaus hoch. Ein halbes Jahr Vorbereitung erweist sich in der Regel als realistisch. Das unterschätzen viele Unternehmer.

Woran müssen Firmenchefs im Einzelnen denken?

Zum einen sollte ein Mitarbeiter benannt werden, der den übrigen Mitarbeitern bei Rückfragen als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Zudem gilt es, den Datenschutz zu gewährleisten und die Arbeitnehmervertreter in die Planung mit einzubeziehen. Wichtig ist auch, die Befragung innerhalb eines geeigneten Zeitraums durchzuführen: Die Urlaubszeit oder die arbeitsintensiven Wochen während des Weihnachtsgeschäfts sind eher ungeeignet. Zudem rate ich, bereits im Planungsprozess an das Ende des Projekts zu denken.

Wie sollte das aussehen?

Erfahrungsgemäß steigert es die Motivation der Mitarbeiter an einer Befragung teilzunehmen, wenn die Verantwort­lichen sie vorab umfassend über den Zweck der Befragung informieren und angeben, wann und in welcher Form die Resultate veröffentlicht werden. Das kann über das Intranet geschehen oder im Rahmen einer Präsenzveranstaltung. Entscheidend ist, dass die Projektverantwort­lichen transparent und offen kommunizieren und möglichst zeitnah nach der Befragung Konkretes umsetzen.

Schlagworte: Mitarbeitergespräch, Mitarbeiter, Arbeitszeit, Arbeitsklima, Arbeitswelt

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